日本石油輸送、契約管理クラウド「TOKIUM契約管理」を採用しペーパーレス化を実現

　株式会社TOKIUMは16日、日本石油輸送株式会社（以下、JOT）が、契約管理クラウド「TOKIUM契約管理」を導入したと発表した。JOTではこれにより、契約書の一元管理やペーパーレス化、新リース会計基準への対応の効率化を図るという。

　JOTは、各部署で契約書管理を実施しているため、法務審査時に必要な契約書が見つかりにくかったり、過去の契約書管理が不十分で更新漏れが発生したりするなど、人による管理の限界を感じていたほか、本社オフィスのリニューアルを検討しており、社内スペースの有効活用を図る上での課題の一つとして、ペーパーレス化の推進が急務になっていたとのこと。

　さらに、2024年9月に公表された新リース会計基準への対応も喫緊の課題となっているものの、全社的な契約書の見直しとリース該当性の確認には膨大な作業時間が見込まれ、また、契約書に「リース」と明記されていない場合でも、リースとしての処理が必要となる“実質リース”に該当する場合があり、その識別には会計基準に関する知識が不可欠となることから、新基準の適用開始後も、経理部門の負担増加が懸念されていたという。

　加えて、見落としなどによる処理漏れが発生した場合、財務諸表の修正や決算発表の遅延といった大きな問題につながりかねない懸念もあった。

　そこで同社では、TOKIUMが過去分も含め契約書のスキャンを代行してくれるため、ペーパーレス化に伴うデータ化作業の手間を削減できることに加え、原本保管まで対応している点が決め手となり、TOKIUM契約管理を導入している。

　同サービスでは、AIがリースの識別を支援する機能を標準搭載しているので、企業会計基準委員会が公表している判断基準に従い、契約書を識別可能。これにより、リースに該当するか否かの見落としを防ぎつつ、確認作業を効率化できる点もメリットとした。

　また同社がすでに利用中の請求書受領サービス「TOKIUMインボイス」に登録された従業員マスタを同期でき、導入時やその後のメンテナンス作業にかかる工数の削減が期待される点や、画面や操作性も「TOKIUMインボイス」に類似していることから、現場へのスムーズな浸透が期待できる点も、あわせて評価されたとのこと。

　JOTはこの導入により、過去の契約書のデータ化に要する時間を、少なくとも約1000時間以上も削減できると想定しているほか、今後新たに締結される契約書の管理業務においても、年間約100時間以上の削減を見込まれているとのことだ。